Arbobeleid in de organisatie

Inleiding

De verbetering van arbeidsomstandigheden kan grofweg op twee manieren worden aangepakt: ad hoc, reactief of meer of minder systematisch (preventief, pro-actief). De ad hoc versie bestaat in elke organisatie en is heel natuurlijk: als ik mijn hoofd stoot aan een balk, haal ik de balk weg of ik neem me voor in het vervolg te bukken. De eerste maatregel is bronaanpak: aan een balk die er niet meer is kan ik me niet meer stoten. Effectiever dan de tweede maatregel. Nadeel blijft vaak, dat een maatregel pas genomen wordt wanneer het ongeval zich heeft voorgedaan. Elke dag gebeuren er in werksituaties duizenden van dit soort voorvallen. Soms zonder, soms met verstrekkende gevolgen: tot ziekteverzuim, blijvende arbeidsongeschiktheid en overlijden aan toe. Gevolgen voor de organisatie zijn er ook: fouten, kwaliteitsverlies, kosten, aansprakelijkheid. Op zichzelf een goede aanleiding om meer systematisch aan de verbetering van arbeidsomstandigheden te werken. En behalve dat: een wettelijke verplichting.

Systematisch werken aan arbeidsomstandigheden is arbobeleid. Dit arbobeleid heeft de volgende kenmerken:

– er zijn heldere doelen vastgesteld;

– er zijn risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn (VGW) geïnventariseerd (door het uitvoeren van de RI&E: risico-inventarisatie en -evaluatie), doelen geformuleerd, geoperationaliseerd in een Plan van Aanpak;

– de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op arbogebied is helder omschreven en bekend aan alle betrokkenen (dus schriftelijk en op naam);

– de beschikbare middelen zijn vastgesteld: geld, faciliteiten, instrumenten, opleidingsmogelijkheden;

– er zijn heldere procedures met betrekking tot overleg, besluitvorming, advies, informatieverstrekking en documentatie;

– er zijn afspraken over de wijze waarop het gevoerde beleid geëvalueerd wordt; met evaluatie van het arbobeleid wordt bedoeld: nagaan wat er van de voorgenomen maatregelen (Plan van Aanpak) gerealiseerd is.

De centrale doelstellingen van arbobeleid zijn:

1. zorgen voor een zo groot mogelijke veiligheid, gezondheid en welzijn van de medewerkers;

2. het verbeteren van werkplekken;

3. het verbeteren van de functie-inhoud en de organisatie van de arbeid;

4. het terugdringen van ziekteverzuim, ongevallen en blijvende arbeidsongeschiktheid. Eén van de doelen kan zijn de arbeidsomstandigheden zover te optimaliseren, dat verzuim als gevolg van het werk (arbeidsgebonden verzuim) niet meer voorkomt. Dan wordt arbobeleid ook verzuimpreventie. Een ander doel kan zijn de functie-inhoud en organisatie van het werk zodanig te verbeteren dat het werk zonder extra overleg kan worden uitgevoerd en fouten niet of nauwelijks meer voorkomen. Dan wordt arbobeleid een investering die zich terugverdient.

Arbobeleid kenmerkt zich in de praktijk, net als andere vormen van beleid, door het volgen van een beleidscyclus. Grofweg bestaat deze uit de volgende drie fasen:

– voorbereiding (intentieverklaring, beleidsverklaring, risico-inventarisatie/evaluatie, budgettering, planning);

– uitvoering;

– evaluatie.

Door te werken in een cyclus van 5 stappen wordt het allemaal wat concreter. Vijf fasen van arbobeleidsvoering, die wel te onderscheiden, maar niet te scheiden zijn. Ook van een chronologische volgorde is na verloop van tijd geen sprake meer: een organisatie zal tegelijkertijd – op verschillende niveaus – met meerdere stappen bezig zijn. Vaststelling van het beleid en het doen uitvoeren van dat beleid zijn verantwoordelijkheden van de directie.

De 5 stappen, ook wel de 5W-methode genoemd, zijn:

Willen: – Als de directie niet wil, zal arbobeleid nooit optimaal worden vormgegeven.

Weten: – Om zicht te krijgen op de arbo-problematiek in de organisatie moet helder worden welke zaken verbetering behoeven; de zogenaamde Risico-inventarisatie (RI).

Wegen: – Na de inventarisatie wordt per onderwerp gekeken wat de ernst is van de situatie en welke prioriteit het krijgt: de risico-evaluatie (E). In een Plan van Aanpak wordt het totaaloverzicht vastgelegd.

Werken: – Als bekend is in welke volgorde de knelpunten zullen worden opgelost, kan men aan de slag.

Waken: – Periodiek wordt vergaderd rond het Plan van Aanpak en doorgenomen wat de status is van de diverse knelpunten. Knelpunten die zijn opgelost kunnen uit het PvA worden verwijderd. Nieuwe onderwerpen kunnen naar aanleiding van werkoverleg, klachten, (bijna-)ongevallen, etc. in het Plan van Aanpak terechtkomen, waardoor een cyclus ontstaat. Een stafafdeling, werkgroep of arbo-coördinator kan het beleid voorbereiden en moet adviezen geven, maar is nooit verantwoordelijk voor het beleid (wel voor de kwaliteit van het advies). De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging heeft een taak in het stimuleren van de directie tot het uitvoeren van beleid en toetsen van het gevoerde beleid. Het arbobeleid dient een geïntegreerd onderdeel te zijn van het totale ondernemingsbeleid, hetgeen betekent dat het 5-stappenmodel theoretisch is. Elke organisatie is immers anders en vertrekt vanuit zijn eigen actuele situatie.

Praktische uitvoering van het arbobeleid:

Bovenstaande (soms erg theoretisch lijkende) aanpak lijkt met name bedoeld voor grotere organisaties. Maar ook voor kleine(re) organisaties kan op een heel praktische manier hieraan worden voldaan:

– Voer de RI&E uit (met de door ArboPodium ontwikkelde PodiumRIE); de PodiumRIE levert een Plan van Aanpak;

– Vorm een arbocommissie (de directeur of zakelijk leider, hoofd techniek en ‘iemand van kantoor’);

– Maak als arbocommissie afspraken met betrekking tot de uitvoering van het Plan van Aanpak: spreek met elkaar af wat er aan de knelpunten gedaan gaat worden en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering (of bewaking);

– Vergader in het begin maandelijks; later zo vaak als nodig;

– Stel het overige personeel regelmatig op de hoogte van de voortgang;

– Voeg punten toe aan het Plan van Aanpak als die aan de orde komen (bijvoorbeeld door onveilige situaties).